Une mauvaise gestion des justificatifs numériques provoque chaque année des pertes financières inattendues, même dans les entreprises équipées de solutions de paie performantes. Pourtant, l’automatisation de l’archivage et la centralisation des documents sensibles restent sous-exploitées, alors que la réglementation impose leur conservation rigoureuse.
Le coffre-fort numérique de Nibelis répond à ces exigences par une approche structurée et sécurisée, adaptée aux besoins des organisations comme des salariés. Cette solution intègre des garanties légales, tout en offrant une gestion simplifiée des informations financières et personnelles.
Pourquoi la gestion numérique des finances devient incontournable aujourd’hui
Impossible de négliger la gestion documentaire numérique : elle est désormais le socle sur lequel reposent les entreprises qui veulent concilier conformité réglementaire et mobilité. PME, ETI, services RH cherchent à fiabiliser la transmission et l’archivage des bulletins de paie, des données RH et des informations sensibles. La moindre faille se paie cash. Face à ce défi, le coffre-fort numérique Nibelis entre en scène en proposant un espace centralisé, sécurisé et pensé pour simplifier la vie de toutes les parties prenantes.
Dématérialiser n’a plus rien d’anecdotique. Cela limite l’empreinte carbone et donne un vrai coup de neuf à l’image de l’entreprise auprès de ses collaborateurs et de ses partenaires. Pensés pour les structures de 50 à 3 000 personnes, les services de nibelis coffre mettent chaque fiche de paie ou document RH à portée de clic, sans restriction de temps.
L’époque où les services RH croulaient sous la paperasse s’éloigne. La gestion paie Nibelis permet un accès simple et continu à chaque document, même lorsque le collaborateur a quitté l’entreprise. La récupération des fichiers reste transparente, sans surprise côté tarification. Finis les imprévus, place au contrôle, aux économies, à l’efficacité. Les directions financières qui veulent maîtriser conformité et traçabilité trouvent une réponse tangible, qui tient la route à long terme.
Le coffre-fort Nibelis : quelles fonctionnalités pour organiser et centraliser vos documents financiers ?
Centraliser les documents financiers relève plus du réflexe que du choix pour une organisation qui mise sur la précision et la conformité. Le coffre-fort numérique Nibelis ne se contente pas d’un simple archivage de bulletins : il donne forme à un espace documentaire calibré, connecté au SIRH, où chaque document sensible (contrat, attestation, compte-rendu…) bénéficie d’un stockage sécurisé et de garanties sur la qualité de la restitution, et ce même pour les anciens salariés.
L’automatisation redistribue les cartes. Les bulletins de paie sont attribués sans manipulation inutile, réduisant au passage le risque d’erreur et libérant du temps pour des missions qui comptent vraiment. L’accès, lui, se fait à toute heure, que ce soit depuis un ordinateur ou un mobile. Les RH et salariés n’ont plus à patienter ni à s’inquiéter d’éventuels frais pour récupérer leurs fichiers.
Côté intégration, la solution s’adapte sans frictions aux outils déjà en place : Lucca, ADP, Silae, SAP SuccessFactors, PeopleDoc, parmi d’autres. Plusieurs modes de gestion sont prévus pour accompagner toutes les maturités numériques : autonomie, accompagnement, délégation ou externalisation.
Voici les principaux atouts techniques qui mettent vraiment la barre plus haut :
- Chiffrement AES 256 et double authentification (2FA)
- Journal d’audit complet et horodatage pour une traçabilité optimale
- Gestion centralisée des niveaux d’accès pour plus de contrôle
Des entreprises telles qu’AlbaTech, NeoLogis ou Groupe Berkem s’appuient déjà sur ces outils pour fiabiliser la gestion de leurs données sociales, alléger la charge administrative et maintenir un cap strict sur la conformité réglementaire.
Sécurité, confidentialité et conformité : ce que garantit réellement Nibelis pour vos données sensibles
Derrière le coffre-fort numérique Nibelis, une chaîne solide : archivage à valeur probante, chiffrement poussé (AES 256), authentification renforcée par double facteur, et journal d’audit détaillé pour suivre chaque mouvement sur vos données. L’hébergement est assuré en France, de bout en bout, préservant l’intégrité et la souveraineté de toutes les informations traitées.
La confidentialité s’inscrit dans les pratiques. Le respect du RGPD est total : aucune extraction ou transfert sans consentement. Aucun cloud douteux. NF Logiciel, ISO 9001 et ISAE Type II viennent sceller la robustesse des process de gestion des accès et de conservation des archives.
Avec la signature électronique qualifiée Certinomis, Nibelis assure l’intégrité de chaque fichier. Les durées de conservation prévues couvrent jusqu’à 50 ans, parfois même jusqu’aux 75 ans du salarié si la loi l’exige. Le système propose une organisation solide pour les PME et ETI : archivage, contrôle d’accès, restitution immédiate, chaque brique protège aussi bien les droits des salariés que la responsabilité de l’employeur.
Pour résumer ce qu’offre la solution Nibelis, voici un aperçu des points de vigilance couverts :
- Archivage certifié à valeur probante
- Fiabilité des accès via 2FA et chiffrement renforcé
- Conformité RGPD, hébergement sur le territoire français
- Conservation longue durée, restitution en continu
Adopter le coffre-fort numérique Nibelis, un atout pour simplifier la gestion de vos finances au quotidien
La digitalisation métamorphose la relation aux documents financiers. Terminé les recherches interminables, les liasses égarées. Avec le coffre-fort Nibelis, tout est accessible où que l’on soit, sur ordinateur ou téléphone portable, sans distinction de statut ou de durée de contrat. Pour les RH, la transmission des documents ne connaît plus de retard ni de perte, les demandes de duplicata fondent littéralement. En parallèle, les coûts liés au support papier et à l’envoi postal diminuent drastiquement.
L’interface, très lisible, permet de s’affranchir des tâches répétitives liées au classement. Même après avoir quitté l’entreprise, le salarié garde son accès sans surcoût ni complications. Ceux qui utilisent déjà la solution, AlbaTech, NeoLogis ou Berkem, rapportent un véritable changement de rythme : plus de temps, moins de stress, une traçabilité béton. Résultat, les RH remontent la pente du travail stratégique, accompagnés par une équipe experte et un support réactif, implanté en France.
Au quotidien, les utilisateurs observent les effets suivants :
- Accès salarié 24h/24 à l’ensemble des documents RH et bulletins
- Automatisation du circuit documentaire, avec un vrai gain de temps
- Réduction du budget RH : jusqu’à deux fois moins, plus deux jours économisés chaque mois
- Accompagnement personnalisé et support local
Peu importe le statut, cadre, non-cadre, CDD, CDI, intérimaire, tout le monde bénéficie d’un même niveau de service, d’une navigation sans heurts, suffisante pour satisfaire les attentes les plus concrètes des PME et ETI.
La gestion administrative n’est pas condamnée à l’opacité ni à la lenteur. Avec Nibelis, la paperasse s’efface et laisse place à une organisation limpide qui libère enfin le quotidien des RH et des collaborateurs.
